Soal MO 7

 1. a. Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian

→ Ini adalah empat fungsi dasar dalam proses manajemen.

2. a. Pengambilan keputusan yang sistematis untuk menciptakan nilai

→ Menurut Peter Drucker, manajemen berfokus pada penciptaan nilai melalui proses sistematis.

3. c. Berbasis keputusan menggunakan data dan analisis

→ Salah satu karakteristik utama manajemen modern adalah pengambilan keputusan berbasis data.

4. b. Perumusan visi, misi, dan strategi jangka panjang

→ Manajemen puncak bertanggung jawab pada arah strategis jangka panjang.

5. b. Kesatuan perintah

→ Salah satu prinsip Henry Fayol: setiap bawahan hanya menerima perintah dari satu atasan.

6. b. Identifikasi tujuan dengan kriteria SMART

→ Perencanaan mencakup penetapan tujuan spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu.

7. b. Mengatur sumber daya manusia dan material

→ Fungsi pengorganisasian mencakup pengelolaan SDM dan material.

8. c. Pengarahan

→ Gaya kepemimpinan transformasional efektif dalam memotivasi dan mengarahkan tim.

9. b. Analisis penyimpangan kinerja dan tindakan korektif

→ Fungsi pengendalian memastikan pencapaian tujuan dengan mengoreksi penyimpangan.

10. b. Sistem sosial dengan struktur formal untuk mencapai tujuan bersama

→ Organisasi adalah sistem dengan struktur formal yang dirancang untuk tujuan kolektif.

11. b. Memiliki struktur formal dan hierarki yang jelas

→ Organisasi memiliki struktur yang mengatur hubungan antar bagian.

12. b. Perusahaan dengan spesialisasi tinggi dalam fungsi tertentu

→ Struktur fungsional cocok untuk organisasi dengan pembagian kerja spesifik seperti pemasaran, keuangan, dll.

13. b. Potensi konflik akibat pelaporan ganda

→ Kelemahan utama struktur matriks adalah kebingungan akibat dua atasan atau lebih.

14. b. Kolaborasi dengan vendor atau mitra eksternal

→ Struktur jaringan fleksibel dan berbasis kemitraan eksternal.

15. b. Manajemen sebagai otak, organisasi sebagai tubuh

→ Manajemen merancang dan mengatur, sedangkan organisasi menjalankan fungsi tersebut.

16. a. Ukuran organisasi dan lingkungan eksternal

→ Faktor-faktor ini memengaruhi bagaimana manajemen diterapkan dalam organisasi.

17. b. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya melalui perencanaan

→ Manajemen proyek konstruksi fokus pada efisiensi penggunaan waktu, tenaga, dan bahan.

18. b. Konflik akibat pelaporan ganda

→ Struktur matriks sering menghadapi tantangan koordinasi karena jalur pelaporan yang kompleks.

19. b. Menerapkan pendekatan manajemen perubahan seperti model Kotter

→ Salah satu solusi efektif dalam menghadapi resistensi terhadap perubahan organisasi.

20. b. Memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi tim

→ Microsoft Teams adalah alat kolaborasi digital untuk mendukung kerja tim secara real time.

Essay

1. Perbedaan manajemen:

Puncak menetapkan visi dan strategi (contoh: direktur proyek).

Menengah mengatur implementasi (contoh: manajer proyek).

Lini pertama mengawasi pelaksanaan harian (contoh: mandor).

2. Langkah perencanaan:

Meliputi penetapan tujuan SMART (Spesifik, Terukur, Dapat dicapai, Relevan, Batas waktu), analisis situasi, pemilihan strategi, dan rencana aksi.

3. Kesatuan perintah:

Setiap bawahan hanya menerima perintah dari satu atasan. Dalam organisasi matriks, dibutuhkan pembagian wewenang yang jelas untuk menghindari konflik.

4. Struktur divisional:

Kelebihan: fokus pasar, cepat ambil keputusan.

Kekurangan: duplikasi sumber daya.

Cocok untuk perusahaan seperti Unilever.

5. Fungsi pengarahan & motivasi:

Pengarahan membimbing tim. Teori Maslow: penuhi kebutuhan dasar hingga aktualisasi, misalnya dengan insentif dan pengakuan prestasi.

6. Fungsi pengendalian:

Langkah: tetapkan standar, ukur hasil, bandingkan, ambil tindakan korektif (contoh: perbaiki bug dalam proyek software).

7. Manajemen & organisasi:

Manajemen memberi arah, organisasi melaksanakan. Dalam proyek TI, manajemen menetapkan metodologi, organisasi membentuk tim pelaksana.

8. Faktor pengaruh:

Ukuran, budaya, teknologi, dan lingkungan. Budaya positif mendukung manajemen efektif dengan kerja sama dan partisipasi.

9. Tantangan tim:

A. Peran tidak jelas → beri deskripsi tugas.

B. Konflik → fasilitasi komunikasi.

C. Keputusan lambat → buat mekanisme voting atau konsensus.

10. Adaptasi perubahan:

Manajemen analisis dan susun strategi saat biaya naik. Organisasi menyesuaikan pengadaan dan anggaran. Kolaborasi memastikan kelancaran proyek.

Kasus 1: Proyek Pengembangan Aplikasi E-Commerce

1. Mengatasi konflik pelaporan ganda dalam struktur matriks:

Manajer proyek perlu memperjelas pembagian wewenang antara dirinya dan manajer fungsional. Buat kesepakatan: manajer proyek fokus pada hasil dan jadwal proyek, sementara manajer fungsional fokus pada teknis dan pengembangan SDM. Komunikasi rutin dan dokumentasi peran sangat penting.

2. Langkah-langkah fungsi pengendalian untuk pembengkakan anggaran:

Menetapkan standar anggaran: alokasi biaya tiap bagian proyek.

Mengukur realisasi pengeluaran: bandingkan dengan anggaran.

Analisis penyimpangan: identifikasi sumber pembengkakan.

Tindakan korektif: negosiasi ulang kontrak, revisi fitur aplikasi, atau prioritas ulang pekerjaan.

3. Menyesuaikan rencana saat terlambat 1 bulan:

Manajemen melakukan rescheduling dan reallocation sumber daya. Organisasi menyesuaikan tugas tim (misalnya bekerja paralel). Juga, pertimbangkan outsourcing atau lembur agar target akhir tetap tercapai.

---

Kasus 2: Proyek Renovasi Kantor

1. Fungsi pengarahan untuk mengatasi resistensi perubahan jadwal:

Manajer proyek bisa memberi penjelasan logis atas perubahan, melibatkan tim dalam proses keputusan, dan memotivasi dengan memberi insentif atau pengakuan. Pendekatan persuasif dan komunikasi terbuka dapat meredam penolakan.

2. Optimalkan struktur organisasi fungsional:

Tingkatkan koordinasi melalui jadwal rapat lintas fungsi, pemanfaatan tools kolaborasi (seperti Trello atau Teams), dan penunjukan koordinator proyek untuk menjembatani antar tim.

3. Solusi kenaikan biaya material (fungsi perencanaan & pengendalian):

Perencanaan: cari alternatif material yang lebih murah namun tetap sesuai spesifikasi.

Pengendalian: tinjau kembali prioritas renovasi, sesuaikan anggaran per bagian, dan pantau pembelian lebih ketat agar tidak melebihi batas.

Juga, siapkan dana cadangan sebagai bagian dari mitigasi risiko sejak awal.